Centralizar, organizar, proteger e disponibilizar todos os documentos gerados pelo IBIO em um só local. Esse é o principal objetivo da intranet. A eficácia desta ferramenta de comunicação interna e de gerenciamento de informações depende diretamente de você. “Nossa equipe está alocada em cidades diferentes e a intranet é uma forma segura de armazenarmos e compartilharmos dados e documentos”, afirma Narliane Martins, analista de Mobilização e Engajamento do IBIO.
Modelos de relatórios, propostas, papel timbrado e apresentações; documentos institucionais como manual do colaborador, de assessoria de imprensa e o estatuto; materiais sobre projetos; conteúdos de interesse público ou científico; parcerias firmadas e registros audiovisuais de ações são alguns exemplos de conteúdos disponíveis no drive.
Para que a intranet cumpra seu papel é fundamental que os colaboradores entendam sua importância e mantenham-na atualizada. Todo material digital gerado, como relatórios, ofícios, apresentações e fotos, deve ser inserido lá. Para facilitar o uso, o canal está organizado em áreas e subáreas. O acesso para visualização e edição de cada pasta está disponível conforme função/área de cada colaborador. É importante manter na intranet sempre a versão mais atualizada de qualquer documento.
3 benefícios da utilização da intranet
– Informações organizadas de forma padronizada.
– Eliminação do risco de perda das informações, caso ocorram imprevistos ou defeitos nos equipamentos eletrônicos.
– Consulta rápida a documentos e procedimentos atualizados.
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